Cada vez, es mayor el número de secretarias que requiere el sector empresarial, ya que una secretaria es de vital importancia en cada uno de los sectores de desarrollo. Pero, así como hay grandes ofertas de empleo para las secretarias, además se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de éstas mediante un curso de secretaria.
La secretaria tiene que saber sobre determinadas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficiencia profesional.
El dominio de la digitación resulta esencial para toda secretaria, ya que en la ejecución de sus tareas habituales tendrá que mecanografiar numerosos documentos con cuidado, a una velocidad apropiada y sin fallas ni faltas ortográficas.
Por otra parte, el progreso desenfrenado de la informática, hace que el ordenador sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo que toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, Excel, confección de presentaciones, diseño, entre otros.
A su vez, los conocimientos de gramática son imprescindibles a nivel de escritura, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y propiedad. Al igual que tiene que estar capacitada para escribir distintas clases de documentos administrativos y comerciales.
Es además relevante que la secretaria posea conocimientos sobre los sistemas de ordenamiento de registros, para que pueda guardar la información adecuadamente y, así, poder localizarla rápidamente.
Otras cosas que debe saber cualquier asistente son idiomas extranjeros, especialmente inglés; matemática financiera, para el cómputo de operaciones simples como proporciones, intereses, tasas, entre otros; y contabilidad básica, para poder interpretar la organización y operaciones financieras de un negocio.
